Dos propuestas de implementación pueden tener el mismo número al final y prometer cosas muy distintas. La diferencia casi nunca está en el precio: está en lo que dice el alcance y, sobre todo, en lo que no dice. Como contadora, lo primero que reviso en una propuesta es qué incluye, qué excluye y cómo se paga.
1. Que esté dividida por fases
Una implementación que lo quiere hacer todo a la vez detiene la operación y retrasa los resultados. Una propuesta por fases empieza por lo que más urgencia tiene o más desorden causa, y avanza en bloques con un entregable claro cada uno. Cada fase debe poder usarse por sí sola.
2. Que cada fase diga qué incluye
Una fase bien escrita menciona al menos cuatro cosas: la configuración, la capacitación, la documentación y el soporte durante el periodo. Si alguna falta, pregunta. La capacitación y los manuales son lo que hace que el equipo use el sistema cuando el consultor ya no está presente.
3. Que diga qué NO incluye
Es la parte que más se pasa por alto. Pregunta qué módulos quedan fuera de la fase y cuándo se atenderían, por ejemplo la contabilidad completa o la nómina si no son parte del primer paso. También aclara qué es aparte de la implementación: las licencias, el hosting y el equipo físico, como impresoras y lectores de código de barras, suelen ser conceptos separados. Una exclusión que se descubre a mitad del proyecto cuesta más que una que se leyó desde el inicio.
4. Que los pagos vayan ligados al avance
Los pagos escalonados protegen a las dos partes: tú pagas conforme ves resultados y quien implementa tiene un calendario claro. Desconfía de un pago total por adelantado sin entregables intermedios.
5. Que las licencias se contraten de forma transparente
Las licencias de Odoo se contratan directamente con Odoo. Revisa qué tipos de usuario necesitas, ya que no todos requieren acceso completo; algunos puestos solo necesitan funciones limitadas. También pregunta por las opciones de contrato anual o de varios años, porque pueden cambiar las condiciones. Confirma siempre las condiciones vigentes directamente con Odoo.
6. Que el partner siga ahí después
Pregunta qué pasa cuando termina la implementación: quién da soporte, cómo se piden nuevas configuraciones y quién atiende cuando algo falla. Un buen partner no desaparece al entregar.
Checklist para revisar tu propuesta
- Fases con entregable propio.
- Configuración, capacitación, documentación y soporte en cada fase.
- Exclusiones por escrito.
- Licencias, hosting y equipo físico identificados como conceptos aparte.
- Pagos ligados a avance.
- Soporte después de la implementación definido.
Lue Zavala
Contadora Pública y Auditora · Optimized Core, Odoo Ready Partner